Kako bi se e-računi mogli automatski razmjenjivati potreban je odgovarajući sustav odnosno aplikativna podrška za razmjenu e-računa koja mora biti u skladu sa standardima i zakonom.
Uvođenje e-računa, osim odgovarajućih softverskih komponenti, iziskuje promjene poslovnih procesa i organizacijske strukture.
Osim uvođenja „vlastitih“ rješenja, postoji čitav niz out of the box rješenja koja su pogodna za manje tvrtke. Ovakvi sustavi dostupni su uz određenu novčanu naknadu na mjesečnoj/godišnjoj razini ili prema broju transakcija. Sve popularnija su rješenja koja koriste tehnologiju oblaka i web aplikacije. Kod takvih rješenja korisniku je za pristup sustavu potreban samo internetski preglednik, a o sigurnosti podataka, arhiviranju i formatu podataka brine se treća strana, odnosno pružatelj usluge (informacijski posrednik).
Sukladno zakonskoj definiciji, informacijski posrednik je pravna osoba koja, u skladu s europskom normom, pruža usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa i pratećih isprava, odnosno koja obavlja elektroničku razmjenu računa između izdavatelja e-računa i primatelja, a koja može obavljati i usluge upravljanja cjelokupnim poslovnim procesom izdavanja, zaprimanja, slanja i arhiviranja e-računa.
Financijska agencija (FINA) Zakonom o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi određena je kao centralni informacijski posrednik koji obavlja uslugu zaprimanja i slanja elektroničkih računa te pratećih isprava čiji je djelokrug definiran posebnim zakonom, odnosno obavlja elektroničku razmjenu računa između izdavatelja e-računa i javnih naručitelja, u skladu s europskom normom, te na čiju su se centralnu platformu za razmjenu e-računa dužni povezati ostali informacijski posrednici.